Afbrydelser koster hjernebrændstof. For mange mange bolde i luften med ubalance i arbejdsprocessen påvirker effektivten i arbejdstiden. Døgnet giver kun 24 timer, hvilket gør det svært at opnå alle ønskede arbejdsopgaver.
Et årshjul kan ikke redde verden, men kan støtte arbejdsaktiviteterne og de uventede forstyrelser der kommer i løbet af en arbejdsdag. Følgende opslag udreddes hvordan et årshjul kan optimere arbejdsprocessen.
Find rytmen
Som et orkester der skal følge dirigentens anvisninger, skal en organisation finde sin rytme. Rytmen er det der skaber flowet for arbejdsprocessen og sørger for at effektiviteten ikke kommer ud af takt. Rytmen er også afgørende for de ændringer der kan ske i løbet af et arbejdsår. Ændringer i form af nyansættelser, IT eller logistisk er rytmen afgørende for at håndtere disse ændringer.
Et årshjul vil støtte og visualisere rytmen i en organisation. Et årshjul giver det nødvendige overblik, for hvilke processer der skal udføres i løbet af arbejdsåret og hvordan organisationen kommer frem til dens ønskede resultater.
Årshjulet gør det ikke kun kortsigtet, men langsigtet da den cirkulære effekt i konceptet også visualiserer de kommende års arbejdsprocesser. Med stabil planlægning gennem et årshjul, er der færre blinde vinkler og uforudsigeligheder i arbejdsprocessen.
Forberedelse på afbrydelser
Uanset hvordan en arbejdsdag eller for den sags skyld en arbejdsuge strukturers, så bliver den aldrig 100% som planlagt. Mange sideprojekter og drøftelser med kolleger kan gøre, at mange ændringer indtræffer. Det kan på sin vis være værdiskabende, men det kan også disrupte en hel arbejdsdag. Dette kan mindske effektiviteten og potentielt sætte rytmen ud af kurs. For den enkelte kan det forårsage mental træthed, hvilket kan forringe evnen til at huske og forstå information.
En strategi for håndteringen af afbrydelser er planlægning gennem et årshjul. Et årshjul giver det nødvendige overblik, og viser hvordan sideprojekter kan tilpasses ind i den overordnede arbejdsproces. Overblikket giver den indsigt i, hvordan du kan tilpasse nye opgaver ind i din oversigt og dermed holde balancen. Med et årshjul fås det visuelle overblik over hvordan initiativerne håndteres, og hvordan der tages hånd om udefrakommende udfordringer.
Gennem et årshjul kan organisationen planlægge hvornår det er “okay” at blive forstyrret. Eksempelvis kan det aftales internt at klokken 10:00 er der fælles kaffe, hvor udefrakommende tiltag kan diskuteres. Med et årshjul visualiseres også de vigtigste arbejdsprocesser i løbet af året. Dette giver også den medarbejder der vil “forstyrre” får klar forståelse for en potentiel afvisning, da årshjulet redegører for situationen.
Del dit årshjul
Hvis de ansatte omkring dig er bekendt med dine arbejdsaktiviteter, glider mange ting lettere. Med en klar forståelse af dine arbejdsopgaver og tidsressourcer, er der klarhed hvad du beskæftiger dig med og hvad du kan overskue.
Det giver derfor også viden til dine kollegaer inden de skal spørge ind til et emne eller igangsætte en ny opgave.
Med et Årshjul fra Plandisc kan et årshjul let deles via link eller indlejring på et intranet eller webside. Med det kan de rigtige personer få de informationer om din arbejdsproces.
Træk stikket
Afsluttende kan et årshjul også give den nødvendige frihed til at trække stikket. Med et årshjul, bliver det visuelt muligt at vise, at man trækker luft ind. Om det er efter Søren Pind modellen hvor alt arbejdskommunikation lukkes ned om søndagen, eller om der skal være fuld ro mandag morgen er op til den enkelte. Et årshjul angiver og tydeliggører hvornår der ønskes restituering.
