Når kompleksiteten er høj, er det sjældent nok bare at “lave en plan”. Du har brug for en struktur, der både skaber overblik og giver mulighed for at justere, når forudsætningerne ændrer sig.
Hos EHF starter planlægningen af et EURO-event derfor længe før første fløjt. Under normale omstændigheder begynder arbejdet med budprocessen flere år før selve turneringen, og de første formelle møder med organisationskomitéerne ligger traditionelt fire år før eventet.
“Under normale omstændigheder starter budprocessen for EHF EURO cirka syv år før selve begivenheden. Det betyder, at vi begynder at arbejde på budmaterialet omkring otte år før turneringen. Det første møde, det såkaldte kick-off møde, med organisationskomitéen finder sted fire år før selve eventet,” fortæller Mate Kozma.
De seneste år har dog vist, at planlægning sjældent foregår under “normale omstændigheder”. Eksterne begivenheder har flere gange tvunget EHF til at arbejde med langt kortere tidshorisonter.
“Vi har oplevet flere særlige situationer de seneste år, som Covid-19 eller konflikten mellem Rusland og Ukraine. I de tilfælde måtte vi tilpasse os ‘særlige omstændigheder’, hvor tidsrammen for planlægningen var væsentligt kortere end normalt,” fortæller Mate.
Hvad du kan tage med dig:
Du behøver ikke planlægge syv år frem for at låne EHF’s princip. Det afgørende er at etablere en tydelig struktur tidligt – med klare milepæle og beslutningspunkter – så du kan justere undervejs uden at miste overblikket.
Når store events gentages igen og igen, opstår et klassisk spørgsmål: Skal man starte forfra hver gang – eller genbruge det, der allerede virker?
Hos EHF er svaret en kombination. Grundstrukturen i organiseringen går igen fra event til event, mens indholdet løbende tilpasses.
“Den generelle arbejdsgang ved organiseringen af et EHF EURO er stort set den samme hver gang: Vi har de samme tidsplaner, de samme procedurer, de samme forberedende arrangementer og sideevents osv. Men hvert EURO-mesterskab er forskelligt, og derfor er der altid noget nyt, vi skal tilpasse os individuelt,” siger Mate Kozma.
Kompleksiteten stiger yderligere, når flere lande arrangerer sammen. Her bliver samarbejdet mellem mange aktører afgørende – præcis som på banen, hvor playmakeren ikke kan vinde kampen alene.
“Det, der synes at være en stor udfordring, er at samle alle de arrangerende lande under ‘samme tag’, fordi vi ser en tendens til, at EHF EURO-mesterskaberne arrangeres i fællesskab,” fortæller Mate.
Han peger samtidig på de mange forskelle, der skal håndteres: kulturer, tidszoner, valutaer, traditioner, finansiering og geografiske forhold.
Altså:
Når flere parter skal levere sammen, opstår der let flere versioner af planen. En stærk modvægt er at være tydelig om:
Når et EHF EURO skal lykkes, er det ikke nok at have en god plan. Den skal kunne fungere på tværs af mange interessenter med forskellige roller og interesser.
EHF koordinerer med organisationskomitéer, partnere, leverandører og de mest centrale stakeholders: teams og officials. Ifølge Mate er samarbejdet med disse aktører afgørende for en vellykket turnering.
Samarbejdet foregår både med værtslandenes organisationskomitéer og med en række kommercielle og tekniske partnere.
"På den ene side er vi i regelmæssig kontakt med organisationskomitéerne i de arrangerende lande i forberedelsesperioden. Derudover er der mange forskellige partnere involveret i organisationen af en sådan begivenhed. EHF har for eksempel et fremragende partnerskab med EHF EURO Media & Marketing-partneren ‘Infront’, som er afgørende for en bæredygtig udvikling fra begivenhed til begivenhed.”
Når så mange stakeholders er involveret, opstår udfordringerne sjældent på grund af manglende vilje. Ofte handler det om forskellige perspektiver, prioriteringer og ansvarsområder.
“EHF EURO er ikke udelukkende organiseret af Det Europæiske Håndboldforbund, men er et fælles produkt sammen med alle interessenter, især organisationskomitéerne, EHF-partnerne og de nationale forbund. Og som styrende organ overholder vi dog strengt et bestemt kvalitetsniveau,” fortæller Mate.
Pointen:
Jo flere stakeholders der er på banen, jo større er behovet for fælles mål, tydelige roller og klare standarder. Det er ikke det, der begrænser samarbejdet – det er det, der gør det muligt.
Når du kommunikerer i komplekse projekter, er “mere kommunikation” sjældent svaret. Det afgørende er, hvornår I kommunikerer, hvem der er involveret – og at alle kender deres kontaktflader.
Hos EHF er kommunikationen derfor planlagt som en fast del af eventorganiseringen. Der arbejdes med klare procedure: ugentlige møder internt i EHF, regelmæssige projektmøder på tværs af afdelinger og månedlige koordineringsmøder med organisationskomitéer og partnere. Jo tættere eventet kommer på, desto mere detaljeret bliver koordineringen: fokus på konkrete spor som gæstehåndtering, konkurrencer, arenaopsætning og akkreditering.
“For at sikre hurtige kommunikationsprocesser oprettes og opdateres der regelmæssigt en liste over kontaktpersoner, der indeholder alle kontakter og ansvarsområder for hvert område, så alle er klar over de respektive kontaktpunkter og, vigtigst af alt, hvem de skal kontakte direkte,” fortæller Mate Kozma.
Når turneringen er i gang, ændrer kommunikationen karakter. Her er fokus på hurtige justeringer og fælles læring fra dag til dag. Her fortæller Mate, at “under turneringen afholdes der daglige debriefingmøder med nøglepersonerne efter hver kampdag for at drøfte de mest relevante emner.”