Kunde-case: Stefanshjemmets overblik over den daglige drift
Om du er en offtentlig eller privat institution, er der et væld af møder, opgaver og arrangementer at danne overblik over. Her forklarer forstanderen på Stefanshjemmet, Erik, om hvordan det digitale årshjul har hjulpet administrationen med at planlægge og kommunikere effektivt.
Stefanshjemmet har det fantastiske formål at være botilbud for folk med en senhjerneskade. Institutionen har 150 ansatte og 5 afdelingerne, hvilket gør planlægningsarbejdet udfordrende.
Erik gav os et spændende indblik i det daglige arbejde og forklarede, hvordan det digitale årshjul hjælper dem til at planlægge og danne overblik på tværs af afdelingerne og planlægnings-områder.
Han lagde ikke skjul på, hvor vigtigt struktur er i det administrative arbejde. I den sammenhæng siger han: “Det, der er meget afgørende for sådan et stort sted, som vi er, er, at der er struktur og præcision på de ting, vi laver. Og vi har jo erfaring for, at hvis vi ikke har det, så kan det få konsekvenser på bundlinjen.”
Årshjulet giver overblik på tværs af afdelinger og arbejdsområder
Det digitale årshjul er opbygget af ringe, som repræsenterer hver deres område i planlægningen. Eksempelvis er det værdifuldt at opdele administrationens plan i kategorier som eks. møder, tilsyn og opgaver i afdelingerne for at se om der er synergier på tværs af områderne.
Årshjulets overblik synkroniserer institutionen
Det er muligt at indlejre en plandisc på institutionens hjemmeside og intranet, så relevante medarbejdere eller interessenter kan få adgang til årshjulet og dets indhold. Endvidere er det muligt at opbevare en plandisc i SharePoint og Teams, så årshjulet nemt kan tilgås fra de værktøjer, I arbejder med i institutionen. Deling af årshjul gør det nemmere at opnå synergier i institutionen, da alle relevante parter får adgang til planerne og siloer dermed nedbrydes.
Brug Outlook til skabe overblikket
Rigtig mange institutioner har deres opgaver, aktiviteter og begivenheder gemt i en eller flere Outlook-kalendere. Med Outlook og årshjulet synkroniseret kan ledelsen have planlagte møder, deadlines og events i Outlook-kalenderen og bruge årshjulet som platform til at kommunikere dele af kalenderen, så andre kan se det i real-tid.
Se mere om, hvordan dine planer fra Outlook ses i et overskueligt årshjul.
Skabeloner
Er du på udkig efter skabeloner? Så tag et kig her:
Skole-administration
Denne skabelon kan bruges til at administrere skoleaktiviteter på tværs af klassetrin. Årshjulet består af tre ringe: indskoling, mellemtrin og udskoling.
Bestyrelsens opgaver
Denne skabelon visualiserer bestyrelsens opgaver og rapporter. Årshjulet har fire ringe: bestyrelsesmøder, generalforsamlinger & deep dives, lovmæssige opgaver og finansielle rapporter.
Afdelinger
Denne skabelon illustrerer aktiviteter, møder og opgaver på tværs af tre afdelinger. Årshjulet er bygget med tre ringe: HR, økonomi og markedsføring.
Skole-administration
Denne skabelon kan bruges til at administrere skoleaktiviteter på tværs af klassetrin. Årshjulet består af tre ringe: indskoling, mellemtrin og udskoling.
Bestyrelsens opgaver
Denne skabelon visualiserer bestyrelsens opgaver og rapporter. Årshjulet har fire ringe: bestyrelsesmøder, generalforsamlinger & deep dives, lovmæssige opgaver og finansielle rapporter.
Afdelinger
Denne skabelon illustrerer aktiviteter, møder og opgaver på tværs af tre afdelinger. Årshjulet er bygget med tre ringe: HR, økonomi og markedsføring.
